Im Verkaufsgespräch berät der Verkäufer den anfragenden Gast über die passenden Produkte des Hauses, um einen Vertragsabschluss zu erzielen. Dafür gilt es zunächst durch gezielte Fragen die Bedürfnisse und Vorstellungen des Gastes zu erfahren. Wenn die Art der Veranstaltung oder der Übernachtungen grundsätzlich möglich sind, muss unbedingt die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten oder mögliche Alternativen geprüft werden. Danach geht der Verkäufer in die Konkretisierungsphase, um für alle Wünsche des Gastes konkrete Angebote abgeben zu können. Sollte es im Gespräch noch nicht zum Vertragsabschluss kommen, ist für das Angebot unbedingt ein Optionsdatum festzuhalten. Nach Ablauf der Optionsfrist gehen die angebotenen Tagungsräume/Hotelzimmer wieder in den freien Verkauf. Beim Festlegen der Optionsfrist muss darauf geachtet werden, dass die Zimmer noch realistisch verkauft werden können, um eventuelle Einbußen durch die Absage zu vermeiden.
