Mit dem Begriff wird ein Zustand im Buchungsprozess – egal ob für Zimmer oder Veranstaltung – definiert. Der Gastronom oder Hotelier hat die individuelle Buchungsanfrage eines Kunden mit einem Angebot beantwortet und hält dieses Angebot für eine gewisse Zeit verbindlich aufrecht. Der Kunde hat die Option, das Angebot anzunehmen. Damit sich der Hotelier aber mit der Abgabe des Angebotes nicht die eigenen Verfügbarkeiten blockiert, ist das Angebot zeilich limitiert. Das Hotel vermeidet so die Gefahr, auch bei einer Absage des Kunden, die angebotenen Leistungen und vor allem Räumlichkeiten anderen Gästen nicht mehr anbieten zu können.
Optionsdatum
Das Optionsdatum bezeichnet den Tag, bis zu welchem das verbindliche Angebot des Hoteliers gilt. Danach fallen die angebotenen Zimmer oder Veranstaltungsräume in den freien Verkauf zurück. Der Kunde kann nach dem Optionsdatum die Leistungen des Gastronoms oder einen Vertragsabschluss auf Basis des vorher abgegebenen Angebots nicht mehr einfordern.
Da sich das Angebot meist auf ein konkretes Datum bezieht, liegt das Optionsdatum soweit davor, dass der Hotelier die angebotenen Zimmer erfahrungsgemäß noch verkaufen kann.
Optionsfrist
Darunter versteht man den Zeitraum bis zum Optionsdatum. Während der Optionsfrist ist der Hotelier an die angebotenen Konditionen gebunden und kann die angebotenen Zimmer oder Räume nicht anderweitig verkaufen.